de-informal:madek:how-to:documenting-projects
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de-informal:madek:how-to:documenting-projects [2024/12/03 15:27] – [Projekte im Projektarchiv dokumentieren und verwalten] vfcapdevila | de-informal:madek:how-to:documenting-projects [2025/06/17 12:17] (current) – kschorb | ||
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====== Projekte im Projektarchiv dokumentieren und verwalten ====== | ====== Projekte im Projektarchiv dokumentieren und verwalten ====== | ||
- | + | ¬ | |
- | + | Im digitalen Projektarchiv der HfG werd¬en | |
- | ~~SELECTTOC~~ | + | |
- | Im digitalen Projektarchiv der HfG werden | + | |
In dieser Guideline werden folgende Schritte erklärt: | In dieser Guideline werden folgende Schritte erklärt: | ||
- | - [[de-informal: | + | - Projekt-Set erstellen |
- Metadaten zum Projekt-Set ausfüllen | - Metadaten zum Projekt-Set ausfüllen | ||
- Projekt-Set teilen | - Projekt-Set teilen | ||
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- Medieneinträge zum Projekt-Set hinzufügen | - Medieneinträge zum Projekt-Set hinzufügen | ||
- Medieneinträge teilen | - Medieneinträge teilen | ||
- | - komplexe | + | - Komplexe |
Fragen per Mail an [[orc@hfg-karlsruhe.de]] | Fragen per Mail an [[orc@hfg-karlsruhe.de]] | ||
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===== 1. Projekt-Set erstellen ===== | ===== 1. Projekt-Set erstellen ===== | ||
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Um Dein Werk oder Projekt im Projektarchiv anzulegen, musst Du ein neues Set über den Button oben rechts erstellen. Der Name des Sets entspricht Deinem Projekt-Titel. | Um Dein Werk oder Projekt im Projektarchiv anzulegen, musst Du ein neues Set über den Button oben rechts erstellen. Der Name des Sets entspricht Deinem Projekt-Titel. | ||
- | {{: | + | {{: |
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===== 2. Metadaten zum Projekt-Set ausfüllen ===== | ===== 2. Metadaten zum Projekt-Set ausfüllen ===== | ||
- | Trage die Informationen über Dein Projekt als Metadaten ein. Nutze insbesondere die Tabs Projekt/ | + | Trage die Informationen über Dein Projekt als Metadaten ein. Nutze insbesondere die Tabs "Projekt/ |
- | //HINWEIS: | + | ---- |
+ | :!: //Für Abschlussarbeiten (Diplome und Vordiplome sowie Magisterarbeiten) gibt es einen eigenen Tab; dieser sollte vollständig ausgefüllt werden. Siehe hierzu auch [[de-informal: | ||
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- | {{: | ||
- | Je umfangreicher und genauer du die Metadaten ausfüllst, desto besser ist dein Projekt am Ende zu recherchieren und zu verstehen. | + | {{: |
- | Insbesondere bei Feldern mit mehrfacher Auswahl sollten die gewählten Begriffe (=Tags) jedoch prägnant sein. Viel hilft in diesem Fall nicht viel! Wähle lieber weniger, dafür jedoch aussagekräftige Tags. Vermeide Wiederholungen. | + | |
- | **Schlagworte** | + | > Je umfangreicher und genauer Du die Metadaten ausfüllst, desto besser ist Dein Projekt am Ende zu recherchieren und zu verstehen. \\ Insbesondere bei Feldern mit mehrfacher Auswahl sollten die gewählten Begriffe (=Tags) prägnant sein. Viel hilft in diesem Fall nicht viel! Wähle lieber weniger, dafür jedoch aussagekräftige Tags. Vermeide Wiederholungen. |
- | Bitte nutze hier nur thematische und projekt-spezifische Schlagworte. Worum geht es in deinem | + | == Schlagworte == |
+ | Bitte nutze hier nur thematische und projekt-spezifische Schlagworte. Worum geht es in Deinem | ||
- | **Beschreibung** | + | == Beschreibung |
- | + | Verfasse einen Text, der Dein Projekt insgesamt beschreibt und möglichst allgemein verständlich ist. Bei längeren Beschreibungen empfiehlt es sich, einen kurzen einleitenden Absatz zu verfassen, dem die längere, ausführlichere Beschreibung folgt. | |
- | Verfasse einen Text, der dein Projekt insgesamt beschreibt und möglichst allgemein verständlich ist. Bei längeren Beschreibungen empfiehlt es sich, einen kurzen einleitenden Absatz zu verfassen, dem die längere, ausführlichere Beschreibung folgt. | + | |
Kursivierung ist nicht möglich. Nutze bitte Anführungszeichen zur Auszeichnung von Titeln. | Kursivierung ist nicht möglich. Nutze bitte Anführungszeichen zur Auszeichnung von Titeln. | ||
- | Wir empfehlen keine Zitate in den Beschreibungstexten zu verwenden. Falls du jedoch unbedingt ein Zitat einfügen möchtest, ist die Quelle in Klammern direkt nach dem Zitat zu nennen. Fuß- oder Endnoten sind nicht möglich. | + | Wir empfehlen keine Zitate in den Beschreibungstexten zu verwenden. Falls Du jedoch unbedingt ein Zitat einfügen möchtest, ist die Quelle in Klammern direkt nach dem Zitat zu nennen. Fuß- oder Endnoten sind nicht möglich. |
- | + | ||
- | **Mitwirkende** | + | |
- | + | ||
- | Du kannst den Mitwirkenden verschiedene Funktionen bzw. Rollen zuordnen und so verdeutlichen, | + | |
+ | == Mitwirkende == | ||
+ | Du kannst den Mitwirkenden verschiedene Funktionen bzw. Rollen zuordnen und so verdeutlichen, | ||
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===== 3. Projekt-Set teilen ===== | ===== 3. Projekt-Set teilen ===== | ||
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Um Dein Projekt-Set für andere sichtbar zu machen, musst du es über die Berechtigungen teilen. Klicke in der Ansicht Deines Projekt-Sets auf den Tab „Berechtigungen“. | Um Dein Projekt-Set für andere sichtbar zu machen, musst du es über die Berechtigungen teilen. Klicke in der Ansicht Deines Projekt-Sets auf den Tab „Berechtigungen“. | ||
- | {{: | + | {{: |
Klicke unten auf den Button „Bearbeiten“ und gib entweder den Namen einzelner Nutzer*innen ein oder wähle Gruppen aus. Entscheide für jede Gruppe oder jeden User, ob er dein Projekt-Set betrachten darf oder sogar die Metadaten & Inhalte bearbeiten kann. | Klicke unten auf den Button „Bearbeiten“ und gib entweder den Namen einzelner Nutzer*innen ein oder wähle Gruppen aus. Entscheide für jede Gruppe oder jeden User, ob er dein Projekt-Set betrachten darf oder sogar die Metadaten & Inhalte bearbeiten kann. | ||
- | **Gruppen** | + | {{:de-informal: |
- | + | ||
- | Die Gruppe „Hochschule für Gestaltung“ bedeutet, dass jeder User der HfG nach Anmeldung dein Projekt-Set sehen kann. | + | |
- | Wenn du mit anderen Nutzer*innen ein Projekt-Set gemeinsam verwaltest, kannst du diesen auch gestatten, die Zugriffsberechtigungen zu ändern und somit das Projekt-Set für andere User oder Gruppen sichtbar zu machen. | ||
- | {{:de-informal: | + | == Gruppen == |
+ | Die Gruppe „Hochschule für Gestaltung“ bedeutet, dass jeder User der HfG nach Anmeldung Dein Projekt-Set sehen kann. | ||
- | {{:de-informal: | + | Wenn Du mit anderen Nutzer*innen ein Projekt-Set gemeinsam verwaltest, kannst Du diesen auch gestatten, die Zugriffsberechtigungen zu ändern und somit das Projekt-Set für andere User oder Gruppen sichtbar zu machen. |
- | **Internet** | + | == Internet |
+ | Wenn Du Dein Projekt-Set öffentlich teilst, können auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen. | ||
- | Wenn du dein Projekt-Set öffentlich teilst, können auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen. | + | {{:de-informal: |
- | {{: | + | Vergiss am Ende nicht „**Speichern**“ anzuklicken. |
- | Vergiss am Ende nicht „Speichern“ anzuklicken. | ||
- | |||
- | {{: | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
Line 96: | Line 102: | ||
Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und lade die zum Projekt zugehörigen Dateien hoch. | Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und lade die zum Projekt zugehörigen Dateien hoch. | ||
- | {{: | + | {{: |
Wenn der Upload beendet ist, klicke auf „Medieneinträge vervollständigen“, | Wenn der Upload beendet ist, klicke auf „Medieneinträge vervollständigen“, | ||
- | {{: | + | \\ |
- | + | \\ | |
+ | \\ | ||
===== 5. Metadaten bei Medieneinträgen ausfüllen ===== | ===== 5. Metadaten bei Medieneinträgen ausfüllen ===== | ||
- | Wähle die Medien aus, die du mit Metadaten vervollständigen möchtest. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen. | + | Wähle die Medien aus, die Du mit Metadaten vervollständigen möchtest. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen. |
- | Du kannst einzelne Einträge auswählen oder mehrere Einträge gleichzeitig auswählen und im Stapel bearbeiten. Die Stapelverarbeitung empfiehlt sich besonders dann, wenn du viele Medieneinträge hast und viele Metadaten für diese Einträge gleich sind. | + | {{: |
+ | {{: | ||
- | {{:de-informal: | + | Du kannst einzelne Einträge auswählen oder mehrere Einträge gleichzeitig auswählen und im Stapel bearbeiten. Die [[de-informal: |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | **Pflichtangaben** | + | |
+ | == Pflichtangaben == | ||
Um einen Medieneintrag zu vervollständigen, | Um einen Medieneintrag zu vervollständigen, | ||
- | {{: | + | {{: |
- | + | ||
- | Je umfangreicher und genauer du die Metadaten ausfüllst, desto besser ist der Eintrag am Ende zu recherchieren und zu verstehen. | + | |
- | + | ||
- | **Urheberrechtshinweis** | + | |
- | + | ||
- | Gib an, wer der Urheber des Medieneintrages ist. Dieser kann sich vom Urheber des Projektes unterscheiden. Es können auch mehrere Personen (Miturheber) oder Institutionen, | + | |
- | + | ||
- | **Rechtsschutz/ | + | |
- | + | ||
- | Lizenzen regeln, unter welchen Bedingungen deine Medien, die du hochgeladen hast (Bild, Film, PDF, etc.) veröffentlicht und ggf. weiter verarbeitet werden dürfen. Bitte wähle eine passende Lizenz! Weitere Informationen findest du unter dem Informations-Icon. | + | |
- | //HINWEIS: Die Angaben zu Urheberrecht | + | Je umfangreicher |
- | **Schlagworte** | + | == Urheberrechtshinweis == |
+ | Gib an, wer der Urheber des Medieneintrages ist. Dieser kann sich vom Urheber des Projektes unterscheiden. Es können auch mehrere Personen (Miturheber) oder Institutionen, | ||
- | Da du ein abgeschlossenes Projekt anlegst, sollten die Schlagworte der Medieneinträge dieselben sein wie die des Projekt-Sets. | + | == Rechtsschutz/ |
+ | Lizenzen regeln, unter welchen Bedingungen Deine Medien (Bild, Film, PDF, etc.) veröffentlicht und ggf. weiter verarbeitet werden dürfen. Bitte wähle eine passende Lizenz! Weitere Informationen findest Du unter dem Informations-Icon. | ||
- | **Beziehung/Funktion** | + | ---- |
+ | :!: //Die Angaben zu Urheberrecht und Lizenz sind nicht zu verwechseln mit den " | ||
+ | ---- | ||
- | Welche Rolle spielt dieser Medieneintrag in deinem Projekt? Sei bitte präzise bei dieser Angabe: „Ausstellungsansicht“ ist beispielsweise aussagekräftiger als „Fotografie“ oder „Dokumentation“. | ||
- | **Medien-Beschreibung** | + | == Schlagworte == |
+ | Da Du ein abgeschlossenes Projekt anlegst, sollten die Schlagworte der Medieneinträge dieselben sein wie die des Projekt-Sets. | ||
- | Hier kannst du genauere Angaben zu der hochgeladenen Datei machen. | + | == Beziehung/ |
+ | Welche Rolle spielt dieser Medieneintrag in Deinem Projekt? Sei bitte präzise bei dieser Angabe: „Ausstellungsansicht“ ist beispielsweise aussagekräftiger als „Fotografie“ oder „Dokumentation“. | ||
- | **Abgebildete Personen** | + | == Medien-Beschreibung == |
+ | Hier kannst Du genauere Angaben zu der hochgeladenen Datei machen. | ||
+ | == Abgebildete Personen == | ||
Bitte beachte das „Recht am eigenen Bild“ und das Kunsturhebergesetz § 22 und § 23. Fotos und Videos von Personen dürfen in vielen Fällen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. | Bitte beachte das „Recht am eigenen Bild“ und das Kunsturhebergesetz § 22 und § 23. Fotos und Videos von Personen dürfen in vielen Fällen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. | ||
- | **Alternativ-Text** | + | == Alternativ-Text |
- | + | Alt-Texte sind eine wichtige Bedingung für ein barrierefreies Internet. | |
- | Alt-Texte sind eine wichtige Bedingung für ein barrierefreies Internet. | + | |
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===== 6. Medieneinträge zum Projekt-Set hinzufügen ===== | ===== 6. Medieneinträge zum Projekt-Set hinzufügen ===== | ||
Line 159: | Line 161: | ||
Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und klicke in der Menü-Spalte links auf „Medieneinträge“. Wähle alle (vollständigen) Medieneinträge aus, die zu Deinem Projekt gehören. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen. | Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und klicke in der Menü-Spalte links auf „Medieneinträge“. Wähle alle (vollständigen) Medieneinträge aus, die zu Deinem Projekt gehören. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen. | ||
- | |||
- | {{: | ||
- | |||
Wenn Du alle Einträge ausgewählt hast, klicke rechts oben auf „Aktionen“ und wähle „Ausgewählte zu Set hinzufügen“. Gib in das Suchfeld den Namen Deines Projekt-Sets ein und klicke „Speichern“. | Wenn Du alle Einträge ausgewählt hast, klicke rechts oben auf „Aktionen“ und wähle „Ausgewählte zu Set hinzufügen“. Gib in das Suchfeld den Namen Deines Projekt-Sets ein und klicke „Speichern“. | ||
- | {{: | + | {{: |
- | Du kannst jederzeit neue Medien hochladen, dem Set hinzufügen oder aus dem Set entfernen und deine bisherigen Einträge weiter editieren oder löschen. | + | Du kannst jederzeit neue Medien hochladen, dem Set hinzufügen oder aus dem Set entfernen und Deine bisherigen Einträge weiter editieren oder löschen. |
- | Die Funktionen sind sowohl für einzelne Medieneinträge verfügbar: | + | {{:de-informal: |
- | {{: | ||
- | … als auch in der Mehrfachauswahl über das Menü „Aktionen“: | + | \\ |
- | {{:de-informal: | + | > Tipp: Wenn Du die Medieneinträge Deinem Projekt-Set hinzugefügt hast und Dein Projekt-Set öffnest, kannst Du über den Button „Weitere Aktionen“ sowohl das **Titelbild** des Projekt-Sets festlegen als auch Dir besonders wichtige Einträge **hervorheben**. |
- | + | {{:de-informal: | |
- | //Tipp: Wenn du die Medieneinträge deinem Projekt-Set hinzugefügt hast und dein Projekt-Set öffnest, kannst du über den Button „Weitere Aktionen“ sowohl das **Titelbild** des Projekt-Sets festlegen als auch dir besonders wichtige Einträge **hervorheben**.// | + | |
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
===== 7. Medieneinträge teilen ===== | ===== 7. Medieneinträge teilen ===== | ||
Line 185: | Line 185: | ||
Um Deine Medieneinträge für andere sichtbar zu machen, klicke in der Menü-Spalte links auf „Sets“, klicke dann auf Dein Projekt-Set. Prüfe, ob alle Medieneinträge darin enthalten sind. | Um Deine Medieneinträge für andere sichtbar zu machen, klicke in der Menü-Spalte links auf „Sets“, klicke dann auf Dein Projekt-Set. Prüfe, ob alle Medieneinträge darin enthalten sind. | ||
+ | Wähle einzelne Medieneinträge aus, indem Du die Maus über die Einträge bewegst bis ein Kästchen unten links erscheint, das Du anklicken kannst. | ||
- | {{: | + | {{: |
- | + | ||
- | Wähle einzelne Medieneinträge aus, indem du die Maus über die Einträge bewegst bis ein Kästchen unten links erscheint, das du anklicken kannst. | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
Du kannst auch alle Medieneinträge einer Zeile auswählen, indem Du rechts auf „Seite auswählen“ klickst. | Du kannst auch alle Medieneinträge einer Zeile auswählen, indem Du rechts auf „Seite auswählen“ klickst. | ||
- | {{: | + | Klicke auf „Aktionen“ und wähle „Berechtigungen von Medieneinträgen editieren“. |
- | Klicke auf „Aktionen“ und wähle „Berechtigungen | + | Auf der folgenden Seite kannst Du die Berechtigungen |
- | {{: | ||
- | Auf der folgenden Seite kannst du die Berechtigungen für die ausgewählten Medieneinträge bearbeiten. Entscheide für jede Gruppe oder jeden User, ob er dein Projekt-Set betrachten oder sogar die Metadaten & Inhalte bearbeiten darf. | + | \\ |
- | {{:de-informal: | + | > //Tipp: Wenn Du Deine Medieneinträge mit anderen Usern gemeinsam verwaltest, kannst Du diesen auch gestatten, die Zugriffsberechtigungen zu ändern und somit das Projekt-Set für weitere User oder Gruppen sichtbar zu machen.// |
+ | \\ | ||
+ | {{: | ||
- | //Tipp: Wenn du deine Medieneinträge mit anderen Nutzer*innen gemeinsam verwaltest, kannst du diesen auch gestatten, die Zugriffsberechtigungen zu ändern und somit das Projekt-Set für weitere User oder Gruppen sichtbar zu machen.// | ||
+ | == Gruppen == | ||
+ | Die Gruppe „Hochschule für Gestaltung“ bedeutet, dass jeder User der HfG nach Anmeldung Dein Projekt-Set sehen kann. | ||
- | {{:de-informal: | + | == Internet == |
+ | Wenn Du Dein Projekt-Set öffentlich teilst, können auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen. | ||
- | **Gruppen** | + | Vergiss am Ende nicht „**Speichern**“ anzuklicken. |
- | + | ||
- | Die Gruppe „Hochschule für Gestaltung“ bedeutet, dass jeder User der HfG nach Anmeldung dein Projekt-Set sehen kann. | + | |
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- | **Internet** | + | |
- | + | ||
- | Wenn du dein Projekt-Set öffentlich teilst, können auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen. | + | |
- | + | ||
- | Vergiss am Ende nicht „Speichern“ anzuklicken. | + | |
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===== 8. Komplexe Projekte verwalten ===== | ===== 8. Komplexe Projekte verwalten ===== | ||
- | Wenn dein Projekt und seine Dokumentation sehr komplex sind und viele verschiedene Teile enthalten, | + | Wenn Dein Projekt und seine Dokumentation sehr komplex sind und viele verschiedene Teile enthalten, kann es hilfreich sein, die Medieneinträge in Untersets zu strukturieren. |
- | Ein solcher Fall wäre beispielsweise, | + | Ein solcher Fall wäre beispielsweise, |
- | **Untersets anlegen** | + | == Untersets anlegen |
+ | Öffne dazu das Projekt-Set und scrolle nach unten zum Button „Aktionen“. Dort kannst Du direkt weitere Untersets erstellen. | ||
- | Öffne dazu das Projekt-Set und scrolle nach unten zum Button „Aktionen“. Dort kannst du direkt weitere Untersets erstellen. | + | {{:de-informal: |
- | {{: | + | {{: |
- | {{: | + | Medieneinträge kannst |
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- | Medieneinträge kannst | + | |
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- | **Metadaten der Untersets** | + | |
+ | == Metadaten der Untersets == | ||
Es genügt in einem solchen Fall, einen Titel und evtl. eine Beschreibung auszufüllen. Die Untersets dienen in diesem Fall nur der besseren Übersicht und Verwaltung. Die relevanten Projektinformationen sollen im Projekt-Set zu finden sein. | Es genügt in einem solchen Fall, einen Titel und evtl. eine Beschreibung auszufüllen. Die Untersets dienen in diesem Fall nur der besseren Übersicht und Verwaltung. Die relevanten Projektinformationen sollen im Projekt-Set zu finden sein. | ||
Du kannst aber natürlich auch hier alle Metadatenfelder ausfüllen. Dies kann durchaus hilfreich sein. | Du kannst aber natürlich auch hier alle Metadatenfelder ausfüllen. Dies kann durchaus hilfreich sein. | ||
- | **Zusammenhänge** | + | == Zusammenhänge |
Über den Tab Zusammenhänge kannst du sehen, wie die Verknüpfungen eines Sets oder Medieneintrages aussehen. | Über den Tab Zusammenhänge kannst du sehen, wie die Verknüpfungen eines Sets oder Medieneintrages aussehen. | ||
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