Die HfG archiviert eine Dokumentation aller Abschlussarbeiten in ihrem digitalen Projektarchiv.

Bei der Abgabe deiner Dokumentation folge bitte der Richtlinie zur Dokumentation von Abschlussarbeiten.

Fragen zum Projektarchiv beantwortet das Open Resource Center (ORC) der HfG:
E-Mail: orc@hfg-karlsruhe.de
Tel.: +49 (0) 721 / 8203 2312

Im digitalen Projektarchiv der HfG werden Abschlussarbeiten durch ein „Set“, das das Projekt zusammenfassend beschreibt, und verschiedene „Medieneinträge“ (Dateien wie Fotos, Videos, PDF usw. inkl. Informationen darüber) dargestellt. Die Medieneinträge müssen mit dem Projekt-Set verbunden werden und können bei Bedarf auch in Untersets geordnet werden.

In dieser Anleitung werden folgende Schritte erklärt:

1. Dokumentation gemäß Mindestanforderungen erstellen (s. Richtlinie)
2. Dokumentation anlegen
   1. Projekt-Set anlegen
   2. Metadaten zum Projekt-Set ausfüllen
   3. Medien hochladen
   4. Metadaten bei Medieneinträgen ausfüllen
   5. Medieneinträge zum Projekt-Set hinzufügen
3. Überprüfung
   1. Dokumentation mit dem ORC und dem/der Betreuer/in teilen
   2. Verantwortliche und ORC informieren
4. Einverständniserklärung einreichen (nach Freigabe)

Sammle schon während der Arbeit an Deiner Abschlussarbeit Material zur Dokumentation (Skizzen, Fotos, Texte, Informationen, etc.) und warte damit nicht erst bis zur Abgabe.

Bitte beachte die Mindestanforderungen Deines Studiengangs für die Dokumentationen von Abschlussarbeiten. Du findest diese in der Richtlinie zur Dokumentation von Abschlussarbeiten.

Wir empfehlen über die Mindestanforderungen hinaus eine möglichst umfassende Dokumentation anzulegen, die aus mehreren Fotos und ggf. weiteren Medien sowie einer präzisen Beschreibung besteht. Je besser die Abschlussarbeit dokumentiert ist, desto besser kann sie später präsentiert und archiviert werden.

Um Dein Abschlussprojekt im Projektarchiv anzulegen, musst Du ein neues Set im Bereich “Mein Archiv” über den Button oben rechts erstellen. Der Name des Sets entspricht dem Titel deiner Abschlussarbeit.

Trage die Informationen über Dein Projekt als Metadaten im Tab „Abschlussarbeiten“ ein.

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Je umfangreicher und genauer Du die Metadaten ausfüllst, desto besser ist Dein Projekt am Ende zu recherchieren und zu verstehen.

Insbesondere bei Feldern mit mehrfacher Auswahl sollten die gewählten Begriffe (=Tags) prägnant sein. Viel hilft in diesem Fall nicht viel! Wähle lieber weniger, dafür jedoch aussagekräftige Tags. Vermeide Wiederholungen.

Titel müssen nicht übersetzt werden.

Bitte nutze hier nur thematische und projekt-spezifische Schlagworte. Worum geht es in Deinem Projekt? Überlege Dir, unter welchen Schlagworten Dein Projekt später recherchiert werden soll (beispielsweise „Klimakrise“, „Erzählstrukturen“ oder „Hannah Arendt“). Auch hier gilt: je prägnanter, desto besser! Die Schlagworte sollten nicht bereits in anderen Feldern abgefragt werden (z.B. Projekttyp).

Verfasse einen kurzen Text, der Dein Projekt insgesamt beschreibt und möglichst allgemein verständlich ist (ca. 200 Wörter maximal). Gerne kannst Du eine längere, ausführlichere Beschreibung zusätzlich hinzufügen.

Kursivierung ist nicht möglich. Nutze bitte Anführungszeichen zur Auszeichnung von Titeln.

Wir empfehlen keine Zitate in den Beschreibungstexten zu verwenden. Falls Du jedoch unbedingt ein Zitat einfügen möchtest, ist die Quelle in Klammern direkt nach dem Zitat zu nennen. Fuß- oder Endnoten sind nicht möglich.

Du kannst den Mitwirkenden verschiedene Funktionen bzw. Rollen zuordnen und so verdeutlichen, wie die Personen genau an Deinem Projekt mitgewirkt haben.

Trage ein, welches Material verwendet wurde (Papier, Holz, Film, etc.).

In dieses Feld kannst Du die Maße Deines Abschlussprojektes oder seiner Bestandteile eintragen.

Hier kannst Du zum Beispiel die Dauer einer Ausstellung, einer Performance oder eines Filmes eintragen.

In diesem Freifeld kannst Du Angaben machen zur (Herstellungs-)Technik, den angewandten Verfahren oder dem Format (Code, etc.) Deiner Abschlussarbeit oder ihrer Bestandteile.

Wenn Deine Dokumentation sehr komplex ist, kann es hilfreich sein, die Medieneinträge in Untersets zu strukturieren (beispielsweise ein Unterset mit der Dokumentation der Ausstellung, eines mit der Dokumentation der Publikation, usw.).

Es genügt bei den Untersets, einen Titel und evtl. eine Beschreibung auszufüllen. Die Untersets dienen in diesem Fall nur der besseren Übersicht und Verwaltung. Die relevanten Projektinformationen sollen im Projekt-Set zu finden sein. Du kannst aber natürlich auch hier alle Metadatenfelder ausfüllen. Dies kann durchaus hilfreich sein.

Öffne dazu das Projekt-Set und scrolle nach unten zum Button „Aktionen“. Dort kannst Du direkt weitere Untersets erstellen.

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Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und lade die zur Abschlussarbeit zugehörigen Dateien hoch gemäß der Mindestanforderungen.

Wenn der Upload beendet ist, klicke auf „Medieneinträge vervollständigen“, um die Metadaten für jede Datei einzutragen.

Wähle die Medien aus, die Du mit Metadaten vervollständigen möchtest. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen.

Du kannst auch mehrere Einträge gleichzeitig auswählen und im Stapel bearbeiten. Die Stapelverarbeitung empfiehlt sich besonders dann, wenn Du viele Medieneinträge hast und viele Metadaten für diese Einträge gleich sind.

Der Tab „Abschlussarbeit“ muss für jeden Medieneintrag ausgefüllt werden. Wir empfehlen, weitere Metadaten in den anderen Tabs zu ergänzen. Für redundante Metadaten, die bei allen/mehreren Einträgen gleich sind, steht eine Stapelverarbeitung zur Verfügung.

Gib Deinen Medieneinträgen einen Titel. Dieser kann auch dem Titel der Abschlussarbeit entsprechen. Wir empfehlen informative Betitelungen, beispielsweise „Ausstellungsansicht“ oder „Katalog“ usw.

Diese Person hat die Datei erstellt, bei einer Fotografie zum Beispiel der/die Fotograf/in.

Welche Rolle spielt dieser Medieneintrag in Deiner Dokumentation? Sei bitte präzise bei dieser Angabe: „Ausstellungsansicht“ ist beispielsweise aussagekräftiger als „Fotografie“ oder „Dokumentation“.

Hier kannst Du genauere Angaben zu der hochgeladenen Datei machen und zum Beispiel bei einem Foto erklären, welcher Bestandteil Deines Projektes zu sehen ist.

Alt-Texte sind eine wichtige Bedingung für ein barrierefreies Internet. Benutzer mit Sehschwächen verwenden Screenreader, um sich den Inhalt von visuellen Medien vorlesen zu lassen. Bitte schreibe eine kurze sprachliche Übersetzung der hochgeladenen Datei: Worum handelt es sich, was ist zu sehen?

Gib an, wer der Urheber des Medieneintrages ist. Dieser kann sich vom Urheber des Projektes unterscheiden. Es können auch mehrere Personen (Miturheber) oder Institutionen, Körperschaften, Firmen usw. angegeben werden.

Lizenzen regeln, unter welchen Bedingungen die Medien, die Du hochgeladen hast (Bild, Film, PDF, etc.) veröffentlicht und ggf. weiter verarbeitet werden dürfen. Bitte wähle eine passende Lizenz! Weitere Informationen findest Du unter dem Informations-Icon.

Gehe zurück zu „Mein Archiv“ und klicke in der Menü-Spalte links auf „Medieneinträge“. Wähle alle vollständigen Medieneinträge aus, die Du zu Deinem Projekt-Set oder einem Unterset hinzufügen möchtest. Wenn Du die Maus über die einzelnen Einträge bewegst, erscheint unten links ein Kästchen. Damit kannst Du Deine Medieneinträge auswählen.

Wenn Du alle Einträge ausgewählt hast, klicke rechts oben auf „Aktionen“ und wähle „Ausgewählte zu Set hinzufügen“. Gib in das Suchfeld den Namen Deines Projekt-Sets oder Untersets ein und klicke „Speichern“.

Tipp: Wenn Du die Medieneinträge Deinem Projekt-Set hinzugefügt hast und Dein Projekt-Set öffnest, kannst Du über den Button „Weitere Aktionen“ sowohl das Titelbild des Projekt-Sets festlegen als auch Dir besonders wichtige Einträge hervorheben.

Um Deine Dokumentation für andere sichtbar zu machen, musst Du sie über die Berechtigungen teilen. Klicke in der Ansicht Deines Projekt-Sets auf den Tab „Berechtigungen“.

Klicke unten auf den Button „Bearbeiten“ und gib den Namen des/der Verantwortlichen ein (s. Richtlinie). Erteile der/dem Verantwortlichen die Berechtigung, Dein Projekt-Set zu „Betrachten“.

Teile das Set zudem mit der ORC-Verantwortungsgruppe („Betrachten“).

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Wenn Du Dein Projekt-Set öffentlich teilen möchtest, wähle Internet aus. Dann können dieses auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen.

Vergiss am Ende nicht „Speichern“ anzuklicken.

Wiederhole diesen Vorgang für alle Untersets.

Um Deine Medieneinträge für andere sichtbar zu machen, klicke in der Menü-Spalte links auf „Sets“, klicke dann auf Dein Projekt-Set. Prüfe, ob alle Medieneinträge zusätzlich zu den Untersets darin enthalten sind.

Wähle alle Medieneinträge aus, indem Du rechts auf „Seite auswählen“ klickst.

Klicke auf „Aktionen“ und wähle „Berechtigungen von Medieneinträge editieren“.

Auf der folgenden Seite kannst Du die Berechtigungen für die ausgewählten Medieneinträge bearbeiten.

Klicke unten auf den Button „Bearbeiten“ und gib den Namen des/der Verantwortlichen deines Studiengangs ein (s. Richtlinie). Erteile der/dem Verantwortlichen die Berechtigung, Dein Projekt-Set zu „Betrachten“.

Teile das Set zudem mit der ORC-Verantwortungsgruppe („Betrachten“).

Wenn Du Deine Medieneinträge öffentlich teilen möchtest, wähle Internet aus. Dann können dieses auch nicht angemeldete Besucher*innen des Projektarchivs sehen.

Vergiss am Ende nicht „Speichern“ anzuklicken.

Die Berechtigungen sind nicht zu verwechseln mit den Angaben zu Urheberrecht und Lizenz bei den Medieneinträgen. Über die Berechtigungen stellst Du ein, wer Deine erstellten Sets oder Medieneinträge auf der Projektarchiv-Seite sehen und ggf. sogar bearbeiten kann (aka „Teilen“). Dagegen bezieht sich die Lizenz auf das Urheberrecht, das heißt auf die Veröffentlichung und die Bedingungen für die weitere Verwendung in anderen Kontexten. Mit einer Lizenz kannst Du z.B. festlegen, dass die Datei zwar verwendet, aber nicht verändert werden darf, außerdem muss immer Dein Name genannt werden (sofern Du Urheber*in bist).

Teile dem/der Verantwortlichen deines Studiengangs bzw. deines Abschlussprojektes und dem ORC mit, dass Du Deine Dokumentation erstellt und die Bearbeitung abgeschlossen hast. Schreibe dazu eine E-Mail an den/die Verantwortliche mit dem ORC (orc@hfg-karlsruhe.de) in CC.

Wer der/die Verantwortliche für Deine Abschlussarbeit ist, hängt von Deinem Studiengang ab. Weitere Informationen dazu findest du in der Richtlinie zur Dokumentation von Abschlussarbeiten.

Der/die Verantwortliche überprüft deine Dokumentation und erteilt Dir bzw. dem ORC eine Freigabe spätestens drei Wochen nach Deiner Einreichung.

Nach der Freigabe durch den/die Verantwortliche/n und das ORC musst Du nur noch eine Erklärung einreichen.

Weitere Informationen erhältst du vom ORC: orc@hfg-karlsruhe.de