• Zugriff auf Webmail: https://webmail.hfg-karlsruhe.de.

• Anmeldung mit deinem Benutzernamen (z. B. support).

Auf dieser Seite:

1. Webmail

1. Mein Posteingang ist voll

1. Automatische Filter

1. Einbindung in dein E-Mail-Programm

1. Eingangsserver

1. Ausgangsserver

1. Apple-Geräte

1. Vertrauenswürdige, signierte E-Mails

Du kannst deine HfG-E-Mail über den Browser mit Horde Webmail nutzen oder sie in dein bevorzugtes E-Mail-Programm (Thunderbird, Apple Mail, Outlook usw.) integrieren. Falls du bereits ein E-Mail-Programm verwendest, empfehlen wir dringend, deine HfG-E-Mail dort einzurichten.

Horde bietet zusätzliche Funktionen wie Kalender, Aufgaben und Notizen. Bitte verwende diese nicht – die HfG Cloud bietet diese Funktionen in einer umfassenderen und leistungsfähigeren Form.

Die HfG-E-Mail wird für viele verschiedene Zwecke genutzt – sowohl formell als auch informell, für Studium, Arbeit und Veranstaltungen. Beim ersten Anmelden wirst du wahrscheinlich bereits einige E-Mails vorfinden. Das ist normal und eine gute Gelegenheit, dir einen Überblick über aktuelle Themen an der HfG zu verschaffen.

Um den Überblick zu behalten, empfehlen wir zwei Dinge: Lösche regelmäßig E-Mails und richte automatische Filter ein.

Dein Postfach verfügt über ein Speicherlimit von 2.000 MB. Sobald 95 % dieses Speicherplatzes belegt sind, wirst du vorübergehend aus allen E-Mail-Verteilern entfernt und erhältst eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Lösche anschließend E-Mails, bis die Belegung unter 85 % liegt. Danach erhältst du wieder Nachrichten aus den Verteilern.

Wenn du in Horde Webmail eine E-Mail löschst, bleibt sie zunächst durchgestrichen im Posteingang sichtbar. Das bedeutet, dass sie lediglich zum Löschen vorgemerkt wurde. Um sie endgültig zu entfernen:

• Klicke auf „Weitere“ > „Gelöschte Nachrichten endgültig entfernen“.

Das kann auf Dauer umständlich sein oder leicht vergessen werden. Deshalb kannst du stattdessen einen Papierkorb verwenden, der automatisch geleert wird:

• Einstellungen > E-Mail

• Nachrichten > Nachrichten löschen und verschieben

• Aktiviere „Gelöschte Nachrichten in den Papierkorb verschieben, anstatt sie im aktuellen Ordner als gelöscht zu markieren?“ und klicke auf „Speichern“.

• Öffne anschließend erneut „Nachrichten löschen und verschieben“ und passe die Einstellungen nach deinen Wünschen an, zum Beispiel:

Um deinen Posteingang automatisch übersichtlich zu halten, kannst du Nachrichten anhand von Absender, Empfänger, Betreff oder Inhalt filtern.

1. Öffne unter „E-Mail“ den Menüpunkt „Filter“.
2. Erstelle über „Neue Regel“ einen neuen Filter.
3. Probiere verschiedene Einstellungen aus, bis sie zu deinem Anwendungsfall passen.

Als Beispiel kannst du drei Ordner anlegen: Personal, General und SPAM.

Personal (E-Mails, die direkt an dich gerichtet sind.)

1. Für eingehende Nachrichten, die: „EINE der folgenden Bedingungen erfüllen“
2. Ziel (An, CC, BCC usw.) – „Enthält“ – support (dein HfG-Benutzername)
3. ODER, Teilnehmer (An, Von usw.) – „Enthält“ – support (dein HfG-Benutzername)
4. Aktion: „In meinen Posteingang zustellen“
5. Aktiviere die Option „Keine weiteren Regeln anwenden, wenn diese Regel zutrifft“.

General (E-Mails aus Verteilern, deren Mitglied du bist.)

1. Für eingehende Nachrichten, die: „EINE der folgenden Bedingungen erfüllen“
2. An – „Ist nicht“ – support (dein HfG-Benutzername)
3. ODER, Teilnehmer (An, Von usw.) – „Enthält nicht“ – Moodle
4. Aktion: „In Ordner zustellen …“ – General
5. Deaktiviere die Option „Keine weiteren Regeln anwenden, wenn diese Regel zutrifft“.

SPAM (An der HfG ist es üblich, E-Mails zu nicht hochschulbezogenen Themen – etwa WG-Angeboten, Stellenausschreibungen oder kulturellen Veranstaltungen – mit dem Wort „SPAM“ im Betreff zu kennzeichnen.)

1. Für eingehende Nachrichten, die: „EINE der folgenden Bedingungen erfüllen“
2. Betreff – „Enthält“ – spam
3. ODER, Nachrichteninhalt – „Enthält“ – spam
4. Aktion: „In Ordner zustellen …“ – SPAM
5. „Nachricht als“ – Gelesen markieren
6. Aktiviere die Option „Keine weiteren Regeln anwenden, wenn diese Regel zutrifft“.

Wir empfehlen, deine HfG-E-Mail in einem eigenständigen E-Mail-Programm einzurichten. Geeignete Anwendungen sind beispielsweise Thunderbird (alle Plattformen), Apple Mail (macOS, iOS), K-9 Mail oder Gmail (Android). Von der Verwendung von Microsoft Outlook raten wir ab.

Die HfG-Mailserver unterstützen die Standardprotokolle IMAP (empfohlen) und POP3 für eingehende sowie SMTP für ausgehende E-Mails. Informationen zu den Unterschieden zwischen IMAP und POP3 findest du hier: IMAP vs. POP3. Alternativ kannst du direkt mit der Einrichtung fortfahren.

• Benutzername: Dein HfG-Benutzername (z. B. support)
• Server: imap.hfg-karlsruhe.de
• Authentifizierung: Passwort / Login mit TLS/SSL
• Passwort: Dein HfG-Passwort

• Benutzername: Dein HfG-Benutzername (z. B. support)
• Server: smtp.hfg-karlsruhe.de
• Authentifizierung: Passwort / Login mit TLS/SSL
• Passwort: Dein HfG-Passwort

Für Macs, iPhones und iPads kannst du dieses Konfigurationsprofil herunterladen. Es enthält bereits alle erforderlichen Einstellungen und fragt anschließend nur noch nach deinem Benutzernamen und Passwort. Lade die Datei herunter, öffne sie und gib anschließend deine Zugangsdaten ein.

Damit du sicher sein kannst, dass E-Mails von support@hfg-karlsruhe.de echt und vertrauenswürdig sind, signiert der IT-Support jede ausgehende E-Mail mit einem Sicherheitszertifikat. Im Folgenden wird kurz erläutert, wie du signierte E-Mails in einigen der gängigsten E-Mail-Programme erkennst.

1. Überprüfe immer den tatsächlichen Absender. Spam- und Phishing-Nachrichten verwenden häufig täuschend ähnliche Absendernamen. Achte darauf, dass die E-Mail tatsächlich von support@hfg-karlsruhe.de stammt.
2. Falls eine E-Mail ungewöhnliche oder möglicherweise riskante Aktionen für dein Benutzerkonto verlangt, antworte zunächst auf die Nachricht oder kontaktiere den IT-Support und bestätige die Echtheit, bevor du etwas unternimmst.

Thunderbird zeigt bei signierten E-Mails ein Symbol mit der Aufschrift „S/MIME“ an (siehe Abb. 4). Bereits dieses Symbol bestätigt, dass die E-Mail digital signiert wurde.

Durch einen Klick auf das Symbol erhältst du weitere Informationen (siehe Abb. 5). Dort werden unter anderem die ausstellende Zertifizierungsstelle sowie eine weitere Bestätigung angezeigt, dass die E-Mail tatsächlich von support@hfg-karlsruhe.de stammt.

Alle technischen Informationen zum Zertifikat findest du über die Schaltfläche „Signaturzertifikat anzeigen“ (siehe Abb. 6).